Dit moet je doen voor een leuke vergadering met opbrengst

Vergaderen heeft een suf imago. Ten onrechte. Vergaderingen zijn goudmijnen. En vergaderen is moeilijker dan het lijkt. Als je je richt op een duidelijk resultaat zal je zien dat vergaderen je minder tijd kost en je veel meer plezier oplevert. Vergaderweter Bart Kessels geeft je 5 do’s en 5 don’ts voor vergaderen met opbrengst

1

Do

Sta open voor anderen. In een vergadering breng je kennis, ervaring en creativiteit bij elkaar. Dat is een unieke combinatie. Bied deelnemers de ruimte en de veiligheid om hun ideeën en gedachten te in te brengen. Stimuleer dat ze elkaar beïnvloeden.

Don’t

Als je toch niet wilt luisteren naar anderen, niet openstaat voor andere inzichten, organiseer dan geen vergadering. Dat is tijdverspilling en je verliest ook nog eens je geloofwaardigheid.

2

Do

Formuleer duidelijke doelen. Bedenk voor je een vergadering organiseert, wat je wilt bereiken. Eigenlijk begint deze ‘do’ nog iets eerder. Bedenk wat je wilt bereiken en als een vergadering het enige middel is, nodig je anderen uit.

Don’t

Bezoek geen vergaderingen zonder duidelijk doel. Die zijn de moeite van jouw aanwezigheid niet waard. Bedank beleefd voor de uitnodiging en ga verder met het werk waar je mee bezig was. Een uitnodiging voor een vergadering met de volgende agenda bezoek je sowieso niet: Opening, mededelingen, ingekomen stukken, verslag vorige vergadering, w.v.t.t.k., rondvraag en sluiting. Dat zijn namelijk zeven kansen om het over iets te hebben dat niet echt belangrijk is.

3

Do

Verbreed je vergaderrepertoire. Een vergadering leidt tot een actie, besluit, idee, aanpak, afspraak, mededeling of conclusie. Er zijn heel veel wegen om dat te bereiken. Verken die wegen. Maak jezelf minimaal drie werkvormen eigen. Vraag het gratis E-book ‘Acht waardevolle werkvormen’ aan. Een werkvorm die past bij het vraagstuk levert betere resultaten op, kost minder tijd en betrekt de deelnemers bij het onderwerp.

Don’t

Vergeet het ‘rondje’. We kennen vaak maar één werkvorm. Die van het rondje waarin je vraagt wat iedereen van iets vindt. Met een hamer in de hand ziet elk probleem er uit als een spijker. Je krijgt veel betere resultaten als je je gereedschap afstemt op het vraagstuk dat je wilt behandelen.

4

Do

Maak duidelijk wat je van deelnemers verwacht. Iedere deelnemer heeft zijn kwaliteiten en eigenaardigheden. De kunst is om de talenten te gebruiken. Als je weet wat je wilt bereiken, kan je bepalen wie je daarvoor nodig hebt. Nodig alleen mensen uit die een bijdrage (kunnen) leveren. En als je verschillende agendapunten wilt behandelen, durf dan de groep per agendapunt te laten wisselen. Dat scheelt heel veel tijd. En hoe beter mensen weten wat er van hen wordt verwacht, hoe beter ze zich kunnen voorbereiden.

Don’t

Accepteer geen uitnodigingen voor vergaderingen waar in jouw verwachte bijdrage onduidelijk is. Check voor elke vergadering wat er van jou wordt verwacht. En als het niet duidelijk is, dan bedank je beleeft. Door dit consequent toe te passen dwing je de organisator van een vergadering om van te voren na te denken waarom hij denkt dat een vergadering het enige middel is om een bepaald doel te bereiken.

5

Do

Neem je verantwoordelijkheid voor het bereiken van een (goed) resultaat. Of je nu een vergadering organiseert of dat je eraan deelneemt, je kunt pas tevreden zijn als er aan het einde één of meerdere resultaten zijn geboekt. Houd dat bij elk agendapunt in je achterhoofd en ga pas door naar een volgend onderwerp als het vorige is afgerond met een actie, besluit, idee, aanpak, afspraak, mededeling of conclusie. Help de voorzitter als hij dit ‘vergeet’.

Don’t

Ga niet zeuren na een vergadering als deze niets heeft opgeleverd. Je was er zelf bij. Je hebt de uitnodiging geaccepteerd. Want je wist wat het doel was en welke bijdrage van jouw werd verwacht.

 

Bart Kessels is meeting expert en auteur van Je vergadering als goudmijn, een uitgave van BigBusinessPublishers